KI-Dokumentenverarbeitung, bei der dein Team nur noch die Ausnahmen prüft
Wir richten eine KI ein, die Rechnungen, Lieferscheine, Formulare und E-Mails liest und die wichtigen Angaben in deine Programme überträgt. Was eindeutig ist, läuft durch. Was auffällt, landet zur Prüfung bei einem Menschen.
Warum Papierkram auch digital noch Handarbeit ist
Viele Belege kommen längst als PDF oder Foto an. An der Arbeit hat das wenig geändert. Jemand öffnet den Anhang, sucht Rechnungsnummer und Beträge heraus und tippt sie in Buchhaltung oder Warenwirtschaft. Bei jedem Lieferanten sieht das Dokument anders aus.
Das Abtippen ist dabei nicht einmal das größte Problem. Teuer werden die Fehler, die nebenbei entstehen, etwa ein Zahlendreher im Betrag oder eine Lieferung, die nie mit der Bestellung abgeglichen wurde. Ist die zuständige Person im Urlaub, wächst der Stapel einfach weiter.
Klassische Texterkennung hilft nur begrenzt. Sie liest Zeichen, weiß aber nicht, welche Zahl der Nettobetrag ist und welche die Kundennummer. Ändert ein Lieferant sein Layout, passen die Vorlagen nicht mehr. Ein Sprachmodell erkennt dagegen aus dem Zusammenhang, welche Angabe was bedeutet, und kommt deshalb mit wechselnden Layouts deutlich besser zurecht.
Für diese Dokumente lohnt sich eine KI
Entscheidend sind die Menge und die Frage, wie viel Handarbeit heute an jedem Dokument hängt. Ein paar Belege im Monat erledigt man schneller von Hand, und das sagen wir dir dann auch.
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Eingangsrechnungen von vielen Lieferanten
Jeder Lieferant hat sein eigenes Layout. Die KI findet die relevanten Angaben trotzdem und bereitet die Buchung vor. Strukturierte E-Rechnungen lesen wir direkt aus, dafür braucht es keine KI.
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Lieferscheine im Wareneingang
Lieferscheine werden erfasst und mit der Bestellung abgeglichen. Fehlmengen oder falsche Artikel fallen auf, bevor die Rechnung bezahlt ist.
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Formulare von Kunden
Auftragsformulare, Schadensmeldungen oder Anträge kommen als Scan, Foto oder PDF. Die KI überträgt die Angaben in dein System, auch aus handschriftlich ausgefüllten Feldern, solange sie lesbar sind.
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Unterlagen, die vollständig sein müssen
Fehlt auf einem eingereichten Dokument eine Unterschrift oder ein Pflichtfeld, meldet die Prüfung das sofort. Die Rückfrage geht raus, bevor der Vorgang tagelang liegt.
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Ablage, die niemand pflegt
Dokumente werden nach Art, Kunde oder Projekt benannt und im richtigen Ordner abgelegt. Wer später etwas sucht, muss nicht wissen, wer es damals gespeichert hat.
Jedes Dokument durchläuft bei dir dieselben Stationen
An jeder Station ist festgelegt, was automatisch passiert und wann ein Mensch draufschaut. So bleibt nachvollziehbar, woher jeder Wert in deinem System kommt.
- Ein Eingang für alles
- Ob E-Mail-Anhang, Upload, Scanner oder Foto vom Handy: Alle Dokumente landen an einer Stelle. Nichts bleibt mehr in einzelnen Postfächern liegen.
- Erkennen und Auslesen
- Die KI erkennt, um welche Art Dokument es sich handelt, und zieht die Felder heraus, die du brauchst. Bei einer Rechnung sind das etwa Lieferant, Datum, Beträge und Positionen.
- Prüfregeln
- Bei jedem Dokument laufen feste Regeln, zum Beispiel ob die Positionen den Gesamtbetrag ergeben und ob die Rechnung zu Bestellung und Lieferschein passt. Erst danach geht es weiter.
- Prüfliste für die Ausnahmen
- Ist sich die KI unsicher oder schlägt eine Regel an, landet das Dokument in einer Prüfliste. Dein Team sieht das Original neben den ausgelesenen Werten, korrigiert und gibt frei.
- Übergabe an deine Programme
- Die geprüften Daten gehen per Schnittstelle oder Import in Buchhaltung, Warenwirtschaft oder CRM. Die Abläufe dahinter bauen wir in Make oder n8n, bei Bedarf mit einer eigenen Anbindung.
- Das Original bleibt unverändert
- Das Dokument selbst wird nicht bearbeitet und bleibt mit den ausgelesenen Daten verknüpft. Welche Aufbewahrungspflichten für dich gelten, klärst du wie bisher mit deinem Steuerberater.
So kommen deine Dokumente in den automatischen Ablauf
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Potenzialanalyse
In 20 Minuten besprechen wir, welche Dokumente bei dir ankommen, in welcher Menge und wohin die Daten gehen sollen. Du erfährst, ob sich die Automatisierung für dich rechnet.
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Beispiele sammeln, Regeln festlegen
Du gibst uns einen Stapel typischer Dokumente, gerade auch die schwierigen. Daran legen wir fest, welche Felder gebraucht werden und welche Prüfregeln gelten.
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Parallelbetrieb
Die KI liest mit, während dein Team noch wie gewohnt arbeitet. Wir vergleichen die Ergebnisse und sehen genau, wo sie zuverlässig ist und wo nicht.
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Umstellung und Ausbau
Was sicher läuft, geht automatisch durch, der Rest bleibt in der Prüfliste. Danach nehmen wir die nächste Dokumentart dazu.
So kann der Rechnungseingang eines Großhändlers aussehen
Ein Beispiel-Szenario: Ein Großhändler bekommt jede Woche Rechnungen und Lieferscheine von vielen verschiedenen Lieferanten, einen Teil als E-Rechnung, den Rest als PDF oder Scan. Bisher tippt die Buchhaltung die Belege ab und gleicht sie nur stichprobenartig mit den Bestellungen ab.
Nach der Umstellung landen alle Belege in einem Eingang. E-Rechnungen werden direkt ausgelesen, PDFs und Scans liest die KI. Jede Rechnung wird automatisch mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen, bevor sie zur Buchung bereitliegt.
Die Buchhaltung arbeitet danach vor allem die Prüfliste ab, etwa Rechnungen mit Mengenabweichung oder unleserliche Scans. Wie groß der Anteil solcher Ausnahmen in deinem Betrieb ist, zeigt erst der Parallelbetrieb mit deinen echten Dokumenten.
Beispiel-Szenario zur Veranschaulichung.
Wovon der Aufwand für die Dokumentenverarbeitung abhängt
Entscheidend sind die Zahl der Dokumentarten, wie unterschiedlich sie aufgebaut sind und in welche Programme die Daten fließen. Eine Dokumentart mit Übergabe per E-Mail ist ein überschaubarer Einstieg. Ein Abgleich zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung mit Anbindung an die Warenwirtschaft braucht mehr Planung. Laufende Kosten entstehen für das KI-Modell und die Automatisierungsplattform, abhängig von der Zahl der Dokumente.
Wir rechnen nach Projekt oder nach Stunden ab, Betreuung und Erweiterung auf Wunsch monatlich und ohne lange Laufzeit. Ob sich das für dich rechnet, schätzt du vorab mit unserem Automatisierungs-Rechner ab. Das konkrete Angebot bekommst du nach der Potenzialanalyse.
Häufige Fragen zur KI-Dokumentenverarbeitung
Wie zuverlässig liest die KI Dokumente aus?
Bei sauberen PDFs gut, bei schlechten Scans oder unleserlicher Handschrift deutlich schlechter. Deshalb verlassen wir uns nicht auf die KI allein. Prüfregeln und Prüfliste sorgen dafür, dass unsichere Fälle ein Mensch sieht. Wie gut es mit deinen Dokumenten klappt, zeigt der Parallelbetrieb.
Braucht es das noch, wenn E-Rechnungen kommen?
Für strukturierte E-Rechnungen braucht es keine KI, die Daten lassen sich direkt auslesen, und das bauen wir mit ein. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im Geschäft untereinander E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand greift nach Übergangsfristen ab 2027, für kleinere Betriebe ab 2028. Bis dahin kommen weiter PDFs und Scans, und für Lieferscheine, Formulare und Belege aus dem Ausland bleibt die KI ohnehin nützlich.
Mit welchen Programmen funktioniert das?
Mit allem, was eine Schnittstelle oder einen Import hat, etwa Buchhaltungsprogramme, Warenwirtschaft, CRM oder Tabellen. Bei älteren Systemen prüfen wir vorab, welcher Weg möglich ist.
Bucht die KI selbst in der Buchhaltung?
Sie bereitet Buchungen vor. Ob eindeutig erkannte Belege ohne Prüfung durchlaufen dürfen, entscheidest du, und zwar erst, wenn der Parallelbetrieb gezeigt hat, dass das sicher klappt. Zahlungen lösen wir grundsätzlich nicht automatisch aus.
Welche Daten sieht die KI?
Nur die Dokumente, die in den festgelegten Eingang kommen. Welche Dienste sie verarbeiten und wo, legen wir vor dem Start gemeinsam fest. Bei Personal- oder Gesundheitsdaten ist das besonders heikel. Die Freigabe triffst du mit deinem Datenschutzbeauftragten.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das hängt von Menge, Dokumentarten und angebundenen Programmen ab. Einen realistischen Zeitplan bekommst du nach der Potenzialanalyse. Jede weitere Dokumentart geht schneller, weil Eingang und Prüfliste dann schon stehen.
Lass uns deinen Dokumentenstapel einmal ansehen
In der kostenlosen Potenzialanalyse gehen wir 20 Minuten lang durch, welche Dokumente bei dir ankommen und wohin die Daten müssen. Du erfährst, mit welcher Dokumentart du am besten anfängst.
- 1Formular ausfüllen, dauert eine Minute
- 2Wir rufen dich innerhalb weniger Stunden zurück
- 320 Minuten Analyse, danach weißt du, was sich lohnt
