KI-Automatisierung, die Arbeit abnimmt und dir die Kontrolle lässt
Bevor wir mit KI automatisieren, schauen wir uns an, wie Anfragen, E-Mails und Daten heute durch dein Unternehmen laufen. Dann bauen wir die Schritte, die sich lohnen, und setzen Freigaben dort, wo ein Mensch entscheiden sollte.
Leistungen im Bereich Automatisierung und KI
In fast jedem Betrieb gibt es Arbeit, die niemand gern macht und die trotzdem jeden Tag anfällt. Anfragen abtippen, Daten von einem Programm ins nächste kopieren, das Postfach sortieren, Rückrufen hinterherlaufen. Richtig gebaut, nimmt KI-Automatisierung deinem Team diese Arbeit ab.
Unser Grundsatz ist einfach: erst den Prozess verstehen, dann automatisieren. Ein chaotischer Ablauf wird durch KI nicht besser, er wird nur schneller chaotisch. Deshalb beginnt jedes Projekt mit der Frage, wer was wann macht und wo die Zeit tatsächlich verloren geht.
Technisch arbeiten wir mit erprobten Werkzeugen wie Make, n8n und Zapier, mit Sprachmodellen wie Claude und, wo nötig, mit eigener Software. Welches Werkzeug passt, entscheidet dein Ablauf und nicht unsere Vorliebe.
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Prozessautomatisierung
Mit Prozessautomatisierung in Make, n8n oder Zapier verbinden wir deine Programme, damit Anfragen, Daten und Dokumente automatisch dort landen, wo sie gebraucht werden. Du siehst jederzeit, was läuft, und greifst ein, wenn es nötig ist.
- Make
- n8n
- Zapier
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KI-Agenten
Ein KI-Agent sortiert E-Mails vor, prüft Anfragen, schreibt Antwortentwürfe und überträgt Daten in deine Systeme.
- E-Mail-Agent
- Antwortentwürfe
- Freigabe
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Persönlicher KI-Assistent
Nach dem Vorbild des Assistenten, mit dem wir selbst arbeiten, bauen wir dir einen persönlichen KI-Assistenten, der dich morgens über den Tag informiert, E-Mails vorsortiert, Antworten entwirft und aus Nachrichten To-dos macht.
- Morgen-Briefing
- E-Mails
- To-dos
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KI-Telefonassistent
Unser KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn dein Team im Termin, am anderen Apparat oder schon im Feierabend ist.
- Anrufe annehmen
- Protokoll
- Rückruf
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KI-Chatbot für die Website
Wir bauen dir einen KI-Chatbot, der Besuchern deiner Website aus deinen eigenen Inhalten antwortet und die Angaben für eine Anfrage gleich mit einsammelt.
- Eigene Inhalte
- Vorqualifizierung
- Übergabe ans Team
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KI-Dokumentenverarbeitung
Wir richten eine KI ein, die Rechnungen, Lieferscheine, Formulare und E-Mails liest und die wichtigen Angaben in deine Programme überträgt.
- Rechnungen
- Lieferscheine
- Prüfregeln
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WhatsApp-Automatisierung
Wir richten WhatsApp Business so ein, dass Standardfragen automatisch beantwortet werden und jedes Gespräch beim richtigen Mitarbeiter landet.
- WhatsApp Business
- Übergabe
- Aufgaben
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Make-Automatisierung
Als Make-Agentur bauen wir Szenarien, die Formulare, E-Mails, Dokumente und deine Programme verbinden.
- Szenarien
- Webhooks
- Fehlerbehandlung
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n8n-Automatisierung
Mit n8n bauen wir Workflows, die deine Programme verbinden und KI dort einsetzen, wo Text verstanden werden muss.
- Selbst gehostet
- Workflows
- KI-Knoten
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KI-Beratung
In unserer KI-Beratung prüfen wir mit dir, welche Abläufe sich für KI eignen, welche Daten dabei wohin fließen und womit du anfängst.
- Bestandsaufnahme
- Datenflüsse
- Schulung
So gehen wir an Automatisierung und KI heran
- Erst der Prozess, dann das Werkzeug
- Bevor wir etwas bauen, sprechen wir mit den Leuten, die den Ablauf täglich erledigen. Sie kennen die Sonderfälle und wissen, wo es hakt. Das Werkzeug wählen wir erst danach.
- Der Mensch behält die Kontrolle
- Wo es um Geld, Zusagen oder Kunden geht, schlägt die KI vor und ein Mensch gibt frei. Du legst fest, was automatisch laufen darf und wo der Ablauf anhält.
- Datenflüsse klären wir vorab
- Bevor etwas live geht, legen wir gemeinsam fest, welche Daten in welche Dienste fließen, wo diese Anbieter verarbeiten und welche Verträge zur Auftragsverarbeitung nötig sind. Die rechtliche Bewertung liegt bei dir, die Fakten dafür liefern wir.
- Marketing und Abläufe aus einer Hand
- Viele Anfragen entstehen über Anzeigen, Formulare und Rechner. Weil wir Marketing und Websites ebenfalls bauen, gibt es keine Lücke zwischen dem, was Kunden bringt, und dem, was die Arbeit dahinter erledigt.
- Fehler fallen sofort auf
- Eine Automatisierung, die still abbricht, ist gefährlicher als gar keine. Jeder Ablauf meldet sich, wenn etwas hakt, und ist so dokumentiert, dass auch ein anderer Dienstleister damit weiterarbeiten könnte.
- Direkter Draht statt Ticketsystem
- Du sprichst mit den Leuten, die deine Abläufe bauen. Bei Fragen rufst du an oder schreibst per WhatsApp, Mo-Sa 9-18 Uhr.
Referenzen aus diesem Bereich
Echte Projekte und eigene Produkte. Zahlen nur dort, wo wir sie belegen können.
Häufige Fragen
Welche Aufgaben lassen sich sinnvoll automatisieren?
Alles, was regelmäßig nach demselben Muster abläuft: Anfragen erfassen und weiterleiten, Daten zwischen Programmen übertragen, Auswertungen als PDF erzeugen, E-Mails vorsortieren, Anrufe annehmen und protokollieren. Wo viel Erfahrung und Fingerspitzengefühl gefragt sind, unterstützt die KI, entscheidet aber nicht allein.
Was ist der Unterschied zwischen Automatisierung und KI?
Eine klassische Automatisierung folgt festen Regeln. Kommt ein Formular rein, landet es im CRM. KI brauchst du dort, wo Text verstanden oder geschrieben werden muss, etwa beim Einordnen einer E-Mail oder beim Entwurf einer Antwort. In der Praxis kombinieren wir beides.
Was passiert mit den Daten, die durch die Abläufe laufen?
Wir legen vor dem Bau gemeinsam fest, welche Daten durch welche Dienste gehen und wo diese Dienste sie verarbeiten. Was ein Ablauf nicht braucht, bekommt er nicht. Welche Verträge zur Auftragsverarbeitung nötig sind, besprechen wir mit dir, die Freigabe triffst du, auf Wunsch zusammen mit deinem Datenschutzbeauftragten.
Braucht es dafür neue Software?
Meistens nicht. Wir verbinden die Programme, die du schon nutzt, über ihre Schnittstellen. Nur wenn ein System gar keine Anbindung erlaubt oder den Ablauf dauerhaft ausbremst, sprechen wir über eine Alternative oder eigene Software.
Ersetzt KI unsere Mitarbeiter?
Nein, und das ist auch nicht das Ziel. Die Automatisierung übernimmt die Wiederholungen, dein Team kümmert sich um Kunden, Beratung und alles, was Urteilsvermögen braucht. Gerade wenn gute Leute knapp sind, sollten sie ihre Zeit nicht mit Abtippen verbringen.
Wie lange dauert ein Automatisierungsprojekt?
Eine einzelne Automatisierung, etwa von der Website-Anfrage bis ins CRM, ist ein überschaubares Projekt. Größere Vorhaben mit KI-Agenten oder Telefonanbindung bauen wir in Etappen, damit früh etwas im Einsatz ist. Einen realistischen Zeitplan bekommst du nach der Potenzialanalyse.
Was kostet Automatisierung mit KI?
Das hängt davon ab, wie viele Programme beteiligt sind, wie sauber die Daten vorliegen und ob KI im Spiel ist. Wir rechnen nach Projekt, nach Stunden oder als monatliche Betreuung ab. Ob sich ein Ablauf lohnt, kannst du vorab mit unserem Automatisierungs-Rechner abschätzen.
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Was verpasste Anrufe kosten und wie du sie auffängst
Verpasste Anrufe kosten Aufträge. So rechnest du den Verlust für deinen Betrieb aus und fängst Anrufe auf: mit Rückrufprozess, Weiterleitung und KI.
Wir finden mit dir die Abläufe, die sich lohnen
In der kostenlosen Potenzialanalyse schauen wir 20 Minuten lang darauf, welche Aufgaben bei dir Zeit fressen und welche sich sinnvoll automatisieren lassen. Du bekommst eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie lautet, dass es sich noch nicht lohnt.
- 1Formular ausfüllen, dauert eine Minute
- 2Wir rufen dich innerhalb weniger Stunden zurück
- 320 Minuten Analyse, danach weißt du, was sich lohnt
