Kundenportale und interne Tools, die Rückfragen und Zettelwirtschaft ersparen
Wir entwickeln Kundenportale, in denen deine Kunden Dokumente und Auftragsstand selbst abrufen, und interne Tools, mit denen dein Team im Büro und unterwegs an einer Stelle arbeitet.
Wo Kunden nachfragen und das Team abtippt, geht jeden Tag Zeit verloren
Ein Kunde will wissen, ob sein Auftrag schon in Arbeit ist. Er schreibt eine Mail, jemand im Büro sucht den Vorgang, fragt intern nach und antwortet am nächsten Tag. Die Information lag längst vor, nur nicht dort, wo der Kunde sie sehen konnte. Unterlagen wandern derweil als Anhang hin und her, bis keiner mehr weiß, welche Version gilt.
Intern sieht es oft nicht besser aus. Monteure notieren Messwerte auf Papier, das Büro tippt sie abends ab. Die Einsatzübersicht hängt am Whiteboard oder steckt in einer Excel-Datei, die nur eine Person sicher bedienen kann. Jede Übertragung kostet Zeit und ist eine Gelegenheit für Fehler.
Am teuersten sind Freigaben, die im Postfach liegen bleiben. Jede Seite wartet auf die andere, und der Termin rutscht nach hinten.
Wann sich ein Kundenportal oder ein internes Tool lohnt
Ein eigenes Werkzeug rechnet sich, sobald dieselben Fragen und Handgriffe jeden Tag wiederkehren.
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Kunden fragen ständig nach dem Stand
Wenn dein Büro einen guten Teil des Tages mit Statusanfragen verbringt, zeigt ein Kundenportal Auftragsstand und nächste Termine jederzeit an, ohne dass jemand zum Telefon greift.
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Unterlagen wandern per Mail hin und her
Kunden und Team laden Angebote, Pläne und Nachweise im Portal hoch, direkt beim richtigen Vorgang und mit erkennbar aktueller Version.
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Freigaben und Bestellungen hängen fest
Ob ein Kunde einen Plan abnehmen oder Material nachbestellen soll: Im Portal sieht er, was von ihm offen ist. Dein Team sieht sofort, wann es weitergehen kann.
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Dein Team erfasst Daten doppelt
Was draußen auf Papier notiert wird, tippt drinnen jemand ab. Eine Erfassungs-App nimmt Messwerte, Fotos, Arbeitszeiten und Unterschriften direkt am Einsatzort auf.
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Interne Abläufe hängen an Excel
Materialausgabe, Urlaubsanträge oder Prüftermine laufen über Tabellen und Mails. Ein internes Tool gibt jeder Aufgabe eine zuständige Person und einen nachvollziehbaren Verlauf.
Was wir für deine Kunden und dein Team bauen
Jedes Tool läuft im Browser, am Schreibtisch wie auf dem Handy. Geht es dir vor allem um Vertrieb oder Kennzahlen, findest du eigene Seiten zu CRM-Systemen und zu Dashboards.
- Kundenportal mit eigenem Login
- Jeder Kunde sieht nach der Anmeldung seine eigenen Vorgänge, etwa Auftragsstand, Termine, Bestellungen und offene Rechnungen. Das Portal trägt dein Logo und läuft unter deiner Domain.
- Dokumente, Freigaben und Uploads
- Du stellst Angebote, Pläne und Protokolle bereit, Kunden laden Unterlagen hoch oder geben Dokumente frei. Jede Freigabe ist mit Datum beim Vorgang dokumentiert.
- Erfassungs-Apps und digitale Checklisten
- Mit schlanken Apps fürs Handy haken Mitarbeitende Prüflisten ab und legen Messwerte samt Fotos direkt beim Auftrag ab. Das Büro hat die Daten sofort, ohne Abtippen.
- Einsatzübersichten für Büro und Team
- Wer ist heute bei welchem Kunden, und was ist noch offen? Eine gemeinsame Übersicht ersetzt Whiteboard und Rundruf. Für die Tourenplanung mobiler Teams haben wir mit Dispoway eine eigene Software entwickelt.
- Admin-Oberflächen für dein Büro
- Kundenzugänge anlegen oder Inhalte im Portal ändern erledigt dein Büro selbst, in einer Verwaltungsoberfläche ohne Programmierkenntnisse und ohne überflüssige Felder.
- Rollen, Rechte und Anbindungen
- Jede Rolle sieht nur, was für sie bestimmt ist, ein Kunde nie die Unterlagen eines anderen. Daten aus Buchhaltung oder CRM holen wir über Schnittstellen oder mit Make und n8n ins Portal.
So entsteht dein Portal oder internes Tool
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Potenzialanalyse
In 20 Minuten sprechen wir darüber, welche Rückfragen und Doppelerfassungen dich am meisten aufhalten. Du erfährst, ob ein eigenes Portal sinnvoll ist oder ob dein vorhandenes Programm schon einen brauchbaren Kundenbereich mitbringt.
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Nutzer und Abläufe aufnehmen
Wir klären, wer mit dem Tool arbeitet und was jede Rolle sehen muss. Dafür sprechen wir mit den Leuten, die den Ablauf täglich erledigen. Daraus entsteht der Plan für die erste Version.
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Entwickeln und mit echten Vorgängen testen
Wir bauen in kurzen Etappen. Ausgewählte Kunden oder Mitarbeitende testen mit echten Vorgängen, bevor alle freigeschaltet werden.
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Freischalten und erweitern
Wir übernehmen vorhandene Daten, legen Zugänge an und begleiten die ersten Wochen. Was im Alltag fehlt, kommt danach dazu.
So kann ein Servicebetrieb Kundenportal und Erfassungs-App verbinden
Ein Beispiel-Szenario: Ein Servicebetrieb wartet Anlagen bei Geschäftskunden. Die Techniker füllen Prüfprotokolle auf Papier aus, das Büro tippt sie ab und verschickt sie als PDF. Nach dem nächsten Wartungstermin fragen die Kunden am Telefon.
Nach der Umstellung arbeiten die Techniker mit einer Checkliste auf dem Handy. Messwerte und Fotos landen direkt beim Auftrag, nach der Unterschrift des Kunden entsteht das Protokoll automatisch.
Im Kundenportal liegen alle Protokolle der eigenen Anlagen und der nächste Wartungstermin. Zusätzliche Einsätze fragt der Kunde dort an. Wie viele Anrufe dadurch wegfallen, zeigt sich erst im Alltag des jeweiligen Betriebs.
Beispiel-Szenario zur Veranschaulichung.
Was den Aufwand für ein Kundenportal oder internes Tool bestimmt
Den größten Einfluss hat die Frage, ob Kunden von außen Zugriff bekommen. Ein Portal braucht Logins für jeden Kunden und sauber getrennte Rechte, ein internes Tool für ein kleines Team kommt mit deutlich weniger aus. Dazu zählen die Zahl der Rollen und der angebundenen Programme. Muss die App auch ohne Empfang funktionieren, kommt eine Offline-Funktion hinzu.
Die Entwicklung rechnen wir als Projekt oder nach Stunden ab. Wartung und Erweiterungen laufen auf Wunsch als monatliche Betreuung, kündbar mit 30 Tagen zum Monatsende, sofern im Angebot nichts anderes vereinbart ist. Ein konkretes Angebot bekommst du nach der Potenzialanalyse.
Häufige Fragen zu Kundenportalen und internen Tools
Was ist der Unterschied zwischen Kundenportal und CRM?
Das CRM ist das Werkzeug deines Vertriebs für Kontakte und Angebote. Ein Kundenportal ist für Kunden, die schon mit dir arbeiten und dort ihren eigenen Stand sehen. Beides lässt sich verbinden. Mehr zum CRM steht auf unserer Seite zu CRM-Systemen.
Bringt unser bestehendes Programm nicht schon einen Kundenbereich mit?
Manche Branchenprogramme haben einen Kundenzugang. Deckt er deine Abläufe ab, nutze ihn. Ein eigenes Portal lohnt sich, wenn er nur einen Teil zeigt oder Kunden Informationen aus mehreren Programmen brauchen.
Wie sind die Daten im Portal geschützt?
Jeder Nutzer meldet sich persönlich an und sieht nur die Daten, die für ihn freigegeben sind. Wo die Anwendung läuft und welche Daten wo gespeichert werden, legen wir vor dem Start mit dir schriftlich fest.
Wie bringen wir unsere Kunden dazu, das Portal zu nutzen?
Indem es ihnen etwas erspart. Wer seinen Auftragsstand im Portal schneller findet als per Anruf, kommt von selbst wieder. Dafür braucht es einen Zugang, der ohne Anleitung funktioniert, und ein Team, das bei Rückfragen konsequent aufs Portal verweist.
Funktionieren die internen Tools auch auf dem Handy?
Ja. Wir bauen sie als Web-Apps, die im Browser auf Handy und PC laufen, ohne Umweg über einen App-Store. Updates sind sofort bei allen Nutzern.
Können wir klein anfangen und später erweitern?
Ja, das empfehlen wir. Oft beginnt es mit einer einzigen Checkliste fürs Team oder einem Portal, das nur Dokumente bereitstellt. Ein Dashboard oder ein CRM lässt sich später auf dieselben Daten aufsetzen.
Lass uns schauen, wo deine Kunden und dein Team Zeit verlieren
In der kostenlosen Potenzialanalyse sprechen wir 20 Minuten über deine Abläufe. Du erfährst, ob ein Kundenportal oder ein internes Tool dir mehr Arbeit abnimmt und womit wir anfangen würden.
- 1Formular ausfüllen, dauert eine Minute
- 2Wir rufen dich innerhalb weniger Stunden zurück
- 320 Minuten Analyse, danach weißt du, was sich lohnt
