Ein CRM-System, in dem jede Anfrage einen Platz und einen nächsten Schritt hat
Wir führen ein CRM-System bei dir ein oder entwickeln ein eigenes, in dem Anfragen aus Website, Telefon, E-Mail und Werbung automatisch zusammenlaufen. Wiedervorlagen erinnern deinen Vertrieb, bevor ein Angebot kalt wird.
Anfragen gehen selten beim ersten Kontakt verloren, meistens in der Woche danach
Eine Anfrage kommt über das Kontaktformular, die nächste als Anruf auf dem Handy des Chefs, die dritte per WhatsApp an den Vertrieb. Wer gerade Zeit hat, antwortet. Der Rest wartet im Postfach oder im Kopf eines Mitarbeiters, der morgen im Urlaub ist.
Richtig teuer wird es beim Nachfassen. Das Angebot ist raus, der Interessent meldet sich nicht, und nach einer Woche ruft niemand an, weil keiner daran erinnert wird. Gerade bei größeren Aufträgen fällt die Entscheidung oft erst im zweiten oder dritten Gespräch. Was eine einzelne Anfrage für dich wert ist, rechnest du mit unserem Lead-Wert-Rechner aus.
Wer Werbung schaltet, bezahlt jede dieser Anfragen. Ohne CRM weiß am Ende niemand, welcher Kanal Kunden gebracht hat und welcher nur Kontakte. Viele Betriebe haben deshalb schon einmal ein CRM gekauft und pflegen es kaum, weil es mehr Arbeit macht, als es abnimmt.
Wann sich ein CRM-System für dich rechnet
Nicht jedes Unternehmen braucht sofort ein CRM. Diese Anzeichen sprechen dafür, jetzt anzufangen.
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Anfragen kommen über viele Kanäle
Formular, Telefon, E-Mail, WhatsApp, Rechner und Werbeanzeigen. Sobald Anfragen an mehreren Stellen eintreffen, braucht es einen Ort, an dem alle zusammenlaufen und jede einen Status hat.
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Nachfassen hängt am Gedächtnis
Ob ein Angebot nachtelefoniert wird, entscheidet heute, wer zufällig daran denkt. Eine Wiedervorlage mit Datum und Zuständigkeit nimmt dem Zufall diese Rolle ab.
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Mehrere Leute sprechen mit Kunden
Sobald zwei oder mehr Personen verkaufen, muss jeder sehen, was der andere zugesagt hat. Sonst ruft der Kunde an, und keiner weiß Bescheid.
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Du bezahlst für Werbung
Mit einem CRM siehst du, aus welcher Kampagne eine Anfrage kam und ob daraus ein Auftrag wurde. Erst dann lässt sich Werbebudget nach Umsatz steuern statt nach Klicks.
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Dein bisheriges CRM pflegt niemand
Zu viele Pflichtfelder, zu viele Klicks, keine Verbindung zu Postfach und Website. Oft reicht es, das vorhandene System neu aufzusetzen und anzubinden, bevor du ein neues kaufst.
Was wir für deinen Vertrieb einrichten
Ob wir ein bestehendes CRM einrichten oder ein eigenes entwickeln, entscheiden wir nach deinem Ablauf. Die Bausteine sind in beiden Fällen dieselben.
- Alle Eingänge an einem Ort
- Website-Formulare, Rechner, Werbeanzeigen, E-Mails und Anrufprotokolle landen automatisch als Kontakt im CRM, jeweils mit der Angabe, woher die Anfrage kam. Niemand tippt eine Anfrage ab.
- Phasen, die dein Vertrieb wirklich durchläuft
- Neue Anfrage, Termin, Angebot, Nachfassen, Auftrag. Wir bilden genau die Schritte ab, die es bei dir gibt, und lassen alles weg, was nur Pflegeaufwand erzeugt.
- Wiedervorlagen und Erinnerungen
- Jedes offene Angebot bekommt ein Datum und eine zuständige Person. Rückt der Termin näher, meldet sich das System per E-Mail oder als Aufgabe auf der Tagesliste.
- Automatisierungen im Vertrieb
- Der Interessent bekommt sofort eine Eingangsbestätigung, der zuständige Kollege einen Hinweis. Wird ein Angebot abgelehnt, legt das CRM eine Aufgabe zum Nachhaken an. Solche Regeln bauen wir mit Make, n8n oder direkt im System.
- Übernahme deiner Kontakte
- Kontakte aus Excel-Listen, dem Adressbuch im Postfach oder dem alten System übernehmen wir und bereinigen Dubletten. Dein Team startet nicht mit einem leeren System.
- Rückmeldung an die Werbekonten
- Wird aus einer Anfrage ein Auftrag, kann das CRM diese Information an Google Ads oder Meta Ads zurückgeben, sofern Einwilligungen und Datenschutz das zulassen. Die Kampagnen lernen dann aus Abschlüssen statt aus bloßen Formularen.
So kommst du zu deinem CRM
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Potenzialanalyse
In 20 Minuten gehen wir durch, über welche Kanäle deine Anfragen kommen und wo sie heute liegen bleiben. Du erfährst, ob ein Standard-CRM reicht oder ob sich ein eigenes lohnt.
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Vertriebsablauf aufnehmen
Mit dir und deinem Team zeichnen wir auf, was von der ersten Anfrage bis zum Auftrag passiert. Daraus entstehen Phasen, Felder und die Regeln für Wiedervorlagen.
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Einrichten und anbinden
Wir richten das CRM ein oder entwickeln es, verbinden Website, Postfach und Werbekonten und übernehmen deine bestehenden Kontakte. Getestet wird mit echten Anfragen.
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Einführung im Team
Wir weisen dein Team ein, begleiten die ersten Wochen und ändern, was im Alltag hakt. Ein CRM wird nur genutzt, wenn es schneller ist als der alte Weg.
Bei einem Entsorgungsbetrieb übergibt der Website-Rechner Anfragen direkt ans interne System
Auf der Website eines Entsorgungsbetriebs für Verpackungsabfall rechnen Interessenten mit einem Wirtschaftlichkeitsrechner ihre eigene Situation durch.
Mit dem Absenden startet ein Ablauf in Make. Der Interessent bekommt seine Auswertung als PDF, und die Anfrage geht automatisch ins interne System des Betriebs. Abtippen oder Weiterleiten fällt an dieser Stelle weg.
Für ein CRM ist dieser Eingang der Baustein, an dem in vielen Betrieben alles hängt. Das System ist gekauft, aber die Anfragen kommen nicht von allein hinein. Deshalb fangen wir beim Eingang an und bauen erst danach Phasen, Wiedervorlagen und Auswertungen.
Referenz: KI-Telefonassistentin, Rechner und Werbung für einen EntsorgungsbetriebWovon der Aufwand für ein CRM abhängt
Den größten Unterschied macht die Grundsatzentscheidung. Ein Standard-CRM ist meist schneller eingerichtet als eine eigene Entwicklung, dafür fallen laufend Lizenzgebühren an, bei vielen Anbietern pro Nutzer. Ein eigenes CRM kostet mehr in der Entwicklung, dafür entfallen diese Gebühren. Betrieb und Pflege kosten in beiden Fällen. Dazu kommen die Zahl der Eingangskanäle und die Menge an Altdaten.
Wir rechnen nach Projekt oder nach Stunden ab, Betreuung und Erweiterungen auf Wunsch monatlich, kündbar mit 30 Tagen zum Monatsende, sofern im Angebot nichts anderes vereinbart ist. Das konkrete Angebot bekommst du nach der Potenzialanalyse, zusammen mit unserer Einschätzung, welcher Weg für dich günstiger ist.
Häufige Fragen zu CRM-Systemen
Standard-CRM oder eigenes CRM, was passt besser zu uns?
Für viele Betriebe ist ein gut eingerichtetes Standard-CRM der richtige Start. Ein eigenes lohnt sich, wenn dein Vertrieb grundlegend anders arbeitet, als gängige Programme es vorsehen, oder wenn das CRM eng mit eigener Software zusammenspielen muss. Neu bauen wir nicht aus Prinzip.
Wie bringen wir unser Team dazu, das CRM zu pflegen?
Indem es weniger Arbeit macht als vorher. Anfragen legen sich selbst an, und Pflichtfelder gibt es nur dort, wo später tatsächlich jemand danach sucht. Wer morgens seine Wiedervorlagen im CRM findet, arbeitet von selbst darin.
Können auch Anrufe und WhatsApp-Nachrichten ins CRM?
Ja, wenn die Kanäle eine Anbindung erlauben. Anrufe lassen sich über die Telefonanlage oder einen KI-Telefonassistenten als Protokoll erfassen, WhatsApp über die Schnittstelle von WhatsApp Business. Was bei dir technisch möglich ist, prüfen wir vorab.
Was passiert mit unseren bisherigen Kontakten?
Wir übernehmen sie aus Excel, dem alten CRM oder anderen Quellen, soweit sie sich exportieren lassen. Vorher bereinigen wir doppelte und veraltete Einträge, damit das neue System nicht mit dem alten Durcheinander startet.
Worauf müssen wir beim Datenschutz achten?
Kontaktdaten sind personenbezogene Daten. Wer sie speichert, muss unter anderem Auskunft geben und Daten löschen können, wenn die Voraussetzungen vorliegen. Wir richten das CRM so ein, dass das technisch einfach geht. Die rechtliche Bewertung trifft dein Datenschutzbeauftragter oder dein Anwalt.
Wie schnell ist ein CRM einsatzbereit?
Ein Standard-CRM mit angebundener Website ist deutlich schneller startklar als eine Eigenentwicklung. Ein eigenes geht in Etappen in Betrieb, zuerst der Eingang der Anfragen. Den Zeitplan bekommst du mit dem Angebot.
Lass uns schauen, wo deine Anfragen heute liegen bleiben
In der kostenlosen Potenzialanalyse gehen wir 20 Minuten lang deine Kanäle und deinen Vertriebsablauf durch. Du erfährst, ob ein Standard-CRM reicht oder ein eigenes sich lohnt.
- 1Formular ausfüllen, dauert eine Minute
- 2Wir rufen dich innerhalb weniger Stunden zurück
- 320 Minuten Analyse, danach weißt du, was sich lohnt
