Online-Terminbuchung, die auch abends Termine vergibt
Wir bauen Online-Terminbuchungen, über die Kunden in wenigen Schritten einen passenden Termin finden, auch abends und am Wochenende. Je nach Bedarf binden wir ein bewährtes Tool ein oder entwickeln ein eigenes Buchungssystem.
Jeder Termin, der nur per Telefon geht, hängt an einer freien Leitung
In vielen Betrieben läuft die Terminvergabe noch über das Telefon. Wer anruft, während der Empfang mit einem Kunden beschäftigt ist, hört das Besetztzeichen oder die Mailbox. Ein Teil ruft später noch einmal an. Die anderen buchen dort, wo es online geht.
Wo es schon eine Online-Buchung gibt, passt sie oft nicht zum Betrieb. Das Tool kennt keine Pufferzeiten zwischen zwei Behandlungen, weiß nicht, welcher Mitarbeiter welche Leistung anbietet, und zeigt Zeiten als frei an, die längst vergeben sind. Also wird doch wieder telefoniert, diesmal um Doppelbuchungen aufzulösen.
Und wer nicht erscheint, fällt meist erst auf, wenn der Platz leer bleibt. Ohne Erinnerung und ohne einfachen Weg zum Absagen ist der Termin verloren, den ein anderer Kunde gern genommen hätte.
Wann sich eine Online-Terminbuchung lohnt
Überall dort, wo Termine das Geschäft tragen: in Praxen, Studios, Werkstätten, Beratungen und Servicebetrieben. Die Situationen ähneln sich stark.
-
Das Telefon bindet dein Team
Wenn viele Anrufe nur der Terminvergabe dienen, entlastet eine Online-Buchung den Empfang spürbar. Die gewonnene Zeit gehört wieder den Kunden, die gerade vor Ort sind.
-
Kunden wollen außerhalb der Öffnungszeiten buchen
Viele entscheiden sich abends auf dem Sofa für einen Termin. Wer dann nur eine Telefonnummer findet, vergisst es bis zum nächsten Morgen oder bucht woanders.
-
Deine Terminlogik ist kompliziert
Leistungen mit unterschiedlicher Dauer, Räume oder Geräte, die frei sein müssen, Mitarbeiter mit eigenen Qualifikationen. Eine gute Buchung bildet diese Regeln ab, statt sie dem Kunden zu überlassen.
-
Termine platzen zu oft
Erinnerungen vor dem Termin und ein Link zum Verschieben oder Absagen machen es Kunden leicht, rechtzeitig Bescheid zu geben. Der frei gewordene Termin steht sofort wieder online.
-
Du schaltest Werbung
Führt eine Anzeige direkt zur Buchung und zählt jede Buchung als Conversion, sieht die Kampagne, wer wirklich einen Termin macht. Ohne diese Daten optimiert sie auf Klicks.
Was wir für deine Terminbuchung umsetzen
Ob ein vorhandenes Tool reicht oder ein eigenes System besser passt, entscheiden deine Abläufe. Wir können beides und sagen dir offen, was bei dir sinnvoll ist.
- Ein bewährtes Buchungstool, sauber eingebunden
- Passt ein Standard-Tool zu deinem Betrieb, richten wir es ein und binden es direkt in deine Website ein. Der Kunde bucht, ohne auf eine fremde Seite zu wechseln, und das Buchungsfenster passt optisch zu deinem Auftritt, soweit das Tool es zulässt.
- Ein eigenes Buchungssystem nach deinen Regeln
- Stößt Standard-Software an Grenzen, entwickeln wir ein eigenes System. Es kennt deine Leistungen, Mitarbeiter, Räume und Pausen und wächst mit, wenn neue Anforderungen dazukommen.
- Buchung in wenigen Schritten
- Leistung wählen, Termin wählen, Kontaktdaten eintragen. Am Handy mit dem Daumen bedienbar, ohne Pflicht-Kundenkonto und ohne Felder, die vor dem ersten Termin niemand braucht.
- Erinnerungen, Absagen und Verschieben
- Kunden bekommen eine Bestätigung und vor dem Termin eine Erinnerung per E-Mail, wo es passt auch per SMS oder WhatsApp. Absagen und Verschieben gehen über einen Link, ohne Anruf.
- Anbindung an Kalender und Programme
- Termine landen im Kalender des Teams, Kundendaten auf Wunsch im CRM oder in deiner Branchensoftware, sofern sie eine Schnittstelle bietet. Die Verbindungen bauen wir direkt oder mit Make und n8n.
- Messung bis zur Buchung
- Jede Buchung zählt als Conversion für Google Ads und Meta Ads. So siehst du, welcher Kanal Termine bringt, und die Kampagnen lernen, wer tatsächlich bucht.
So kommt die Terminbuchung auf deine Website
-
Potenzialanalyse
In 20 Minuten schauen wir auf deine heutige Terminvergabe und deine Website. Du erfährst, ob ein bestehendes Tool reicht oder ob sich ein eigenes System lohnt.
-
Regeln aufnehmen
Wir sammeln mit deinem Team alle Regeln, die heute im Kopf des Empfangs stecken: Dauer der Leistungen, Puffer, wer was anbietet und welche Termine nur nach Rücksprache vergeben werden.
-
Umsetzung und Test
Wir richten das Tool ein oder bauen das System, binden es in die Website ein und spielen echte Buchungsfälle durch, von der Absage bis zur Doppelbuchung.
-
Start und Ausbau
Die Buchung geht live, dein Team bekommt eine Einweisung. Danach schauen wir, wo Kunden im Buchungsweg abbrechen, und bauen aus, was im Alltag fehlt.
Bei einer Beauty-Marke läuft die Buchung über ein eigenes System, das wir betreuen
Eine Marke aus dem Ästhetik- und Beauty-Bereich vergibt Termine über ein eigenes Buchungssystem, das eine Standard-Software ersetzt. Wir betreuen es und bauen es aus, wenn neue Anforderungen dazukommen.
Der Unterschied zur Standard-Software liegt in der Richtung: Das System richtet sich nach den Abläufen im Betrieb und nicht umgekehrt. Die Website führt Besucher zur Buchung, und weil auch die Social-Media-Ads bei uns liegen, kennen wir den ganzen Weg von der Anzeige bis zum gebuchten Termin.
Zahlen zu Buchungen veröffentlichen wir bei diesem Kunden nicht. Welche Bausteine wir dort außerdem betreuen, zeigt die Referenz zur Beauty-Marke.
Referenz: Shop, Buchungssystem und Werbung für eine Beauty-MarkeWovon der Aufwand für deine Terminbuchung abhängt
Der größte Unterschied liegt zwischen Einbinden und Entwickeln. Ein bestehendes Tool einzurichten und in die Website zu bringen ist ein überschaubares Projekt, dazu kommen die laufenden Gebühren des Anbieters. Ein eigenes Buchungssystem ist Softwareentwicklung, deren Umfang vor allem von deinen Regeln und den nötigen Schnittstellen abhängt.
Einrichtung und Entwicklung rechnen wir als Projekt oder nach Stunden ab, Betreuung und Ausbau monatlich oder nach Aufwand. Ein konkretes Angebot bekommst du nach der Potenzialanalyse.
Häufige Fragen zur Online-Terminbuchung
Eigenes Buchungssystem oder Standard-Tool, was passt besser?
Für viele Betriebe reicht ein Standard-Tool, und dann empfehlen wir es auch. Ein eigenes System lohnt sich, wenn deine Regeln nicht ins Tool passen, mehrere Programme verbunden werden müssen oder die Gebühren mit jedem neuen Mitarbeiter spürbar steigen.
Können Kunden Termine selbst absagen oder verschieben?
Ja, über einen Link in der Bestätigung. Du legst fest, bis wann das möglich ist. Danach geht es nur noch telefonisch, damit kurzfristige Lücken nicht unbemerkt entstehen.
Brauchen Kunden ein Konto, um zu buchen?
Nur wenn du es willst. Wir empfehlen, für den ersten Termin nur abzufragen, was wirklich nötig ist. Ein Konto kann für Stammkunden praktisch sein, sollte aber keine Hürde vor der ersten Buchung sein.
Was gilt beim Datenschutz?
Bei Praxen können schon Terminart und Behandlungswunsch Gesundheitsdaten sein, für die strengere Regeln gelten. Welche Daten abgefragt werden und wo sie gespeichert sind, stimmen wir mit dir ab. Die rechtliche Bewertung übernimmt dein Datenschutzbeauftragter oder eine Kanzlei.
Muss eine Online-Terminbuchung barrierefrei sein?
Möglicherweise. Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit nennt die Online-Buchung von Terminen ausdrücklich als Beispiel für Dienstleistungen, die unter das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz fallen können. Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen anbieten, sind ausgenommen. Ob es dich betrifft, sollte eine Kanzlei prüfen. Die technischen Anforderungen setzen wir bei Bedarf gleich mit um.
Wie schnell ist die Buchung online?
Ein bestehendes Tool ist deutlich schneller eingebunden, als ein eigenes System entwickelt ist. Einen realistischen Zeitplan bekommst du zusammen mit dem Angebot.
Lass uns ansehen, wie deine Kunden heute zu einem Termin kommen
In der kostenlosen Potenzialanalyse gehen wir 20 Minuten lang deine Terminvergabe durch, vom ersten Klick bis zur Erinnerung. Du erfährst, ob ein bestehendes Tool reicht oder ein eigenes System mehr bringt.
- 1Formular ausfüllen, dauert eine Minute
- 2Wir rufen dich innerhalb weniger Stunden zurück
- 320 Minuten Analyse, danach weißt du, was sich lohnt
