Prozessautomatisierung, die deinem Team das Abtippen abnimmt
Mit Prozessautomatisierung in Make, n8n oder Zapier verbinden wir deine Programme, damit Anfragen, Daten und Dokumente automatisch dort landen, wo sie gebraucht werden. Du siehst jederzeit, was läuft, und greifst ein, wenn es nötig ist.
Warum so viel Arbeit zwischen den Programmen hängen bleibt
Kaum ein Unternehmen kommt mit einem einzigen Programm aus. Website-Formular, E-Mail-Postfach, CRM oder Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kalender und oft noch eine Excel-Liste, die seit Jahren mitläuft. Jedes davon funktioniert für sich. Dazwischen sitzt ein Mensch, der Daten abtippt und E-Mails weiterleitet.
Das kostet mehr als Zeit. Beim Abtippen entstehen Fehler. Ist die zuständige Kollegin krank, bleiben Anfragen liegen, und in welchem Stand ein Vorgang gerade ist, weiß am Ende niemand genau. Je mehr Anfragen kommen, desto größer wird der Stapel.
Viele Betriebe haben schon einmal eine Automatisierung ausprobiert. Oft hat sie jemand nebenbei eingerichtet, ohne Dokumentation und ohne Fehlermeldung. Irgendwann bricht sie still ab, und es fällt erst auf, wenn ein Kunde nachfragt, warum er nie eine Antwort bekommen hat.
Wann sich Prozessautomatisierung für dich lohnt
Automatisierung rechnet sich dort, wo ein Ablauf oft vorkommt und immer ähnlich aussieht. Diese Situationen begegnen uns in der Praxis am häufigsten.
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Anfragen werden von Hand übertragen
Formulare, E-Mails oder Rechner-Ergebnisse landen im Postfach und werden dann ins CRM oder in eine Liste kopiert. Das lässt sich fast immer automatisch erledigen.
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Dokumente entstehen nach Schema
Angebote, Auswertungen, Auftragsbestätigungen oder Protokolle folgen einer Vorlage. Dann kann ein Ablauf sie aus vorhandenen Daten erzeugen und direkt verschicken.
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Deine Programme sprechen nicht miteinander
Shop, Buchhaltung, Kalender und CRM haben Schnittstellen, die niemand nutzt. Wir verbinden sie, damit eine Änderung nur noch an einer Stelle gepflegt wird.
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Rückmeldungen dauern zu lange
Ein Interessent wartet auf eine Bestätigung, ein Kollege auf eine Info. Automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass die richtige Person sofort Bescheid weiß.
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Die Abläufe wachsen nicht mit
Was bei wenigen Anfragen pro Woche nebenbei ging, wird zum Engpass, sobald es mehr werden. Eine Automatisierung verarbeitet die zusätzliche Menge, ohne dass du sofort neu einstellen musst.
Was wir für dich automatisieren und verbinden
Wir wählen das Werkzeug nach deinem Ablauf, nicht umgekehrt. Make, n8n und Zapier haben jeweils ihre Stärken, und manchmal ist eine kleine eigene Schnittstelle die bessere Wahl.
- Prozessaufnahme
- Bevor wir etwas bauen, zeichnen wir deinen Ablauf Schritt für Schritt auf: wer was mit welchem Programm macht und wo gewartet wird. Oft fällt dabei ein Schritt weg, den niemand mehr braucht.
- Workflows in Make, n8n oder Zapier
- Wir bauen die Abläufe in dem Werkzeug, das zu deinen Programmen, deinem Datenvolumen und deinen Anforderungen an den Datenschutz passt. n8n lässt sich zum Beispiel auch auf einem eigenen Server betreiben.
- Schnittstellen und Datenabgleich
- Wir verbinden CRM, Shop, Buchhaltung, Kalender und Formulare über ihre Schnittstellen. Wo es keine fertige Anbindung gibt, programmieren wir eine.
- Dokumente und Benachrichtigungen
- PDF-Auswertungen, Angebote, Bestätigungs-Mails oder interne Hinweise entstehen automatisch aus den Daten, die ohnehin vorliegen, und gehen an die richtige Adresse.
- KI dort, wo Text im Spiel ist
- Wenn Freitext-Anfragen eingeordnet oder Angaben aus E-Mails herausgezogen werden müssen, ergänzen wir den Ablauf um ein Sprachmodell. Für feste Regeln braucht es keine KI, und wir setzen dann auch keine ein.
- Überwachung und Dokumentation
- Bricht ein Durchlauf ab, geht sofort eine Meldung an eine feste Adresse, und der Vorgang lässt sich nachholen. Eine kurze Beschreibung hält fest, welche Daten woher kommen und wohin sie gehen, damit auch nach Jahren noch jemand durchblickt.
So läuft ein Automatisierungsprojekt ab
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Potenzialanalyse
In 20 Minuten am Telefon gehen wir durch, welche Abläufe bei dir Zeit kosten und welche Programme im Spiel sind. Du erfährst, wo sich Automatisierung lohnt und wo nicht.
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Prozess aufnehmen und planen
Wir schauen uns den Ablauf im Detail an, klären Zugänge und Datenflüsse und legen fest, an welchen Stellen ein Mensch freigibt.
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Bauen und testen
Wir setzen die Automatisierung um und testen sie mit echten Beispielen aus deinem Alltag. Erst wenn alles stimmt, schalten wir um.
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Betrieb und Ausbau
Wir überwachen die Abläufe, passen sie an, wenn sich bei dir etwas ändert, und nehmen uns auf Wunsch den nächsten Prozess vor.
Wie bei einem Entsorgungsbetrieb Rechner-Anfragen ohne Handarbeit weiterlaufen
Der Betrieb kümmert sich um Verpackungsabfall. Auf seiner Website steht ein Wirtschaftlichkeitsrechner, mit dem Interessenten ihre eigene Situation durchrechnen.
Sobald jemand den Rechner abschickt, übernimmt ein Ablauf in Make. Der Interessent bekommt seine Auswertung als PDF per E-Mail, und die Anfrage wird automatisch an das interne System des Betriebs übergeben. Niemand muss etwas abtippen oder weiterleiten.
Auch hinter der KI-Telefonassistentin, die dort seit dem 14.09.2026 im Vollbetrieb läuft, stecken Automatisierungen. Anrufprotokoll und Rückruf-Mails entstehen in n8n.
Referenz: KI-Telefonassistentin, Rechner und Werbung für einen Entsorgungsbetrieb- Make
- Rechner-Anfrage als PDF und ins interne System ohne manuelle Übertragung
- n8n
- Anrufprotokoll und Rückruf-Mails für die KI-Telefonassistentin
Wovon der Aufwand für eine Automatisierung abhängt
Den größten Einfluss haben die Zahl der beteiligten Programme, die Qualität ihrer Schnittstellen und die Frage, wie viele Sonderfälle ein Ablauf kennt. Eine Anfrage vom Formular ins CRM ist schnell gebaut. Ein Prozess mit Freigaben, Dokumenten und mehreren Systemen braucht mehr Planung. Dazu kommen die laufenden Gebühren der Werkzeuge selbst.
Wir rechnen nach Projekt oder nach Stunden ab, die Betreuung auf Wunsch monatlich und ohne lange Laufzeit. Ein konkretes Angebot bekommst du nach der Potenzialanalyse. Mit unserem Automatisierungs-Rechner kannst du vorher selbst abschätzen, ob sich ein Ablauf rechnet.
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Welches Werkzeug ist besser, Make, n8n oder Zapier?
Das hängt vom Ablauf ab. Zapier ist schnell eingerichtet und hat viele fertige Anbindungen. Make eignet sich gut für verzweigte Abläufe mit vielen Schritten. n8n ist flexibel, wenn viele Durchläufe anfallen oder du die Plattform selbst betreiben willst. Wir empfehlen das Werkzeug, das zu deinen Programmen passt.
Welche Programme könnt ihr verbinden?
Alles, was eine Schnittstelle hat: CRM, Shopsysteme wie Shopify, Buchhaltung, Kalender, E-Mail, Telefonanlagen wie 3CX, Formulare und Tabellen. Fehlt eine fertige Anbindung, bauen wir sie selbst. Ob das bei einem älteren System möglich ist, klären wir vorab.
Was passiert, wenn eine Automatisierung ausfällt?
Dann kommt eine Meldung, je nach Absprache bei uns oder bei deinem Team. Die Ursache ist meist banal: ein abgelaufener Zugang, eine geänderte Schnittstelle oder ein umbenanntes Feld. Mit Betreuung kümmern wir uns darum. Ohne Betreuung hilft die Dokumentation deinem Team oder einem anderen Dienstleister, den Fehler zu finden.
Wem gehören die Automatisierungen?
Dir. Wir richten die Werkzeuge nach Möglichkeit in Konten auf dein Unternehmen ein. Endet die Zusammenarbeit, bleiben Abläufe und Daten bei dir.
Können die Abläufe auf einem eigenen Server laufen?
Mit n8n ja, das lässt sich selbst betreiben. Make und Zapier laufen als Cloud-Dienste beim jeweiligen Anbieter. Welche Variante passt, hängt davon ab, welche Daten durch den Ablauf gehen und wer sich um Updates und Wartung kümmert. Das klären wir vor dem Bau, die rechtliche Bewertung liegt bei dir oder deinem Datenschutzbeauftragten.
Muss unser Team dafür technisch versiert sein?
Nein. Dein Team arbeitet weiter in den gewohnten Programmen, nur die Zwischenschritte fallen weg. Wir erklären, was im Hintergrund passiert, und wer möchte, bekommt Einblick in die Abläufe.
Finde heraus, welche Abläufe du abgeben kannst
In der kostenlosen Potenzialanalyse gehen wir deine wiederkehrenden Aufgaben durch. Du erfährst, was sich automatisieren lässt, mit welchem Werkzeug und womit du am besten anfängst.
- 1Formular ausfüllen, dauert eine Minute
- 2Wir rufen dich innerhalb weniger Stunden zurück
- 320 Minuten Analyse, danach weißt du, was sich lohnt
