Zapier ist das Werkzeug für den schnellsten Einstieg und hat die größte Auswahl an fertigen App-Anbindungen. Make passt, wenn Abläufe verzweigen und du sie auf einer Arbeitsfläche nachvollziehen willst. n8n ist die richtige Wahl, wenn viel Volumen anfällt, KI-Agenten oder eigene Logik gebraucht werden oder die Daten auf einem eigenen Server bleiben sollen. Alle drei verbinden Programme miteinander. Sie unterscheiden sich vor allem in der Abrechnung und darin, wie viel Kontrolle du über deine Daten behältst.
Wir arbeiten mit allen drei Werkzeugen und wählen je nach Projekt. Bei einem Entsorgungsbetrieb für Verpackungsabfall laufen sogar zwei nebeneinander: Der Wirtschaftlichkeitsrechner auf der Website verschickt über Make eine PDF-Auswertung und übergibt die Anfrage ins interne System, die Abläufe rund um die KI-Telefonassistentin laufen in n8n. Die folgenden Einschätzungen beruhen auf dieser Arbeit und auf den Angaben der Anbieter mit Stand Oktober 2026. Preise nennen wir bewusst nicht, weil sie sich regelmäßig ändern.
Alle drei arbeiten nach demselben Grundprinzip
Jeder Ablauf beginnt mit einem Auslöser, etwa einem neuen Formular oder einer Bestellung. Danach folgen Aktionen in anderen Programmen, zum Beispiel einen Kontakt im CRM anlegen oder eine Nachricht an den Vertrieb schicken. Bei Zapier heißt so ein Ablauf Zap, bei Make Szenario, bei n8n Workflow.
Für einfache Verbindungen zwischen verbreiteten Programmen kommst du mit jedem der drei ans Ziel. Die Unterschiede zeigen sich, sobald Abläufe verzweigen oder sensible Daten im Spiel sind.
So unterscheiden sich Make, n8n und Zapier im Alltag
| Zapier | Make | n8n | |
|---|---|---|---|
| Einstieg | am einfachsten, Schritt für Schritt geführt | visuelle Arbeitsfläche, etwas Einarbeitung | am technischsten, Grundwissen zu Daten und Schnittstellen hilft |
| Fertige App-Anbindungen | größte Auswahl | sehr große Auswahl | kleinere Auswahl, dazu freie HTTP-Anfragen und eigener Code |
| Verzweigte Logik | möglich, wird schnell unübersichtlich | Stärke, alles auf einer Fläche sichtbar | Stärke, ergänzt um Code in JavaScript oder Python |
| Abrechnungseinheit | Task, jede erfolgreich ausgeführte Aktion | Credits, grob einer pro ausgeführtem Modul | Ausführung, ein Durchlauf zählt einmal |
| Betrieb | Cloud | Cloud | Cloud oder eigener Server |
| Datenhaltung | grundsätzlich in den USA | EU oder USA, bei der Einrichtung zu wählen | Cloud in der EU, selbst betrieben auf deinem Server |
| KI-Funktionen | Zapier Agents und KI-Schritte | Make AI Agents | KI-Agenten-Knoten mit eigenen Werkzeugen und Gedächtnis |
Zapier passt, wenn es schnell gehen soll
Zapier führt dich Schritt für Schritt durch einen Ablauf. Auslöser wählen, Aktion wählen, Felder zuordnen, fertig. Für ein Büro ohne technische Unterstützung ist das der kürzeste Weg zur ersten Automatisierung. Mit Zapier Tables und Interfaces lassen sich außerdem kleine Tabellen und Formulare direkt im Werkzeug bauen.
Ein typischer Fall: Ein Interessent füllt das Kontaktformular aus, Zapier legt ihn im CRM an und schickt dem Vertrieb eine Nachricht in den Team-Chat. Solche geradlinigen Abläufe mit wenigen Schritten sind die Stärke von Zapier.
Die Grenzen zeigen sich an zwei Stellen. Zapier zählt jede erfolgreich ausgeführte Aktion als Task. Der Auslöser selbst sowie Filter und Verzweigungen zählen nicht mit, lange Abläufe mit hohem Volumen verbrauchen aber schnell viele Tasks. Und die Daten verarbeitet Zapier grundsätzlich in den USA. Ob es für deinen Tarif eine Option mit Datenhaltung in der EU gibt, klärst du am besten direkt mit dem Anbieter.
Make passt, wenn Abläufe verzweigen
In Make baust du Abläufe auf einer Arbeitsfläche aus verbundenen Modulen. Verzweigungen und eigene Fehlerwege sind auf einen Blick sichtbar. Wer einen Ablauf nach Monaten wieder öffnet, versteht schneller, was passiert, als in einer langen Liste von Schritten.
Make rechnet inzwischen in Credits statt in Operationen ab. Ein normales Modul verbraucht pro Ausführung in der Regel einen Credit, KI-Module je nach Umfang der Verarbeitung mehr. Für die Datenhaltung wählst du beim Anlegen einer Organisation zwischen einem Rechenzentrum in der EU und einem in den USA. Nachträglich ändern lässt sich das nicht, die Wahl sollte also von Anfang an stimmen.
Make setzen wir gern dort ein, wo Website und interne Abläufe zusammenkommen. Neben dem Wirtschaftlichkeitsrechner des Entsorgungsbetriebs gehört dazu ein Onlineshop für Entsorgungstechnik: Dort ist ein Rechner für Miete und Leasing von Restmüllpressen direkt in den Shopify-Shop eingebaut und per Make angebunden. Mehr zu solchen Projekten auf den Seiten zur Make-Automatisierung und zu Rechnern und Konfiguratoren.
n8n passt, wenn du Kontrolle und Volumen brauchst
n8n lässt sich als Cloud-Dienst nutzen oder auf einem eigenen Server betreiben. Die Daten der Cloud-Version liegen laut Anbieter in der EU, auf Servern in Frankfurt. Betreibst du n8n selbst, bleiben die Daten auf deinem Server, zumindest solange der Ablauf keine externen Dienste wie ein Sprachmodell einbindet.
Abgerechnet wird pro Ausführung. Ein Workflow zählt einmal, egal wie viele Schritte er hat. Bei langen Abläufen mit vielen Durchläufen ist das ein spürbarer Unterschied zu den anderen beiden. Dazu kommen Code-Knoten für JavaScript und Python und ein eigener Knoten für KI-Agenten, dem sich Werkzeuge und ein Gedächtnis zuordnen lassen. Für die Arbeit mit KI-Agenten ist n8n deshalb oft unsere erste Wahl.
Zwei Punkte solltest du kennen. n8n steht unter einer eigenen Lizenz, die der Anbieter als Fair-Code bezeichnet. Für den Einsatz im eigenen Unternehmen ist das in der Regel unproblematisch, wer n8n als Dienst an Dritte weiterverkaufen will, muss die Lizenz genau prüfen. Außerdem übernimmt beim Selbstbetrieb jemand Updates, Backups und die Überwachung des Servers. Beim erwähnten Entsorgungsbetrieb laufen in n8n die Abläufe hinter der KI-Telefonassistentin, also Anrufprotokoll und Rückruf-Mails. Mehr dazu auf der Seite zur n8n-Automatisierung.
Bei der Abrechnung lohnt ein genauer Blick
Die drei Abrechnungsmodelle lassen sich nicht direkt vergleichen. Ein Beispiel mit runden Werten macht den Unterschied greifbar.
Angenommen, jede neue Bestellung in deinem Shop startet einen Ablauf mit einem Auslöser und fünf Aktionen. Bei Zapier verbraucht jede Bestellung fünf Tasks. Bei Make fällt für jedes ausgeführte Modul grob ein Credit an. Bei n8n zählt die Bestellung als eine Ausführung. Je mehr Schritte ein Ablauf hat und je öfter er läuft, desto stärker wirkt sich dieser Unterschied aus.
Die Gebühr der Plattform ist aber nur ein Teil der Rechnung. Nutzt ein Ablauf ein Sprachmodell, kommen dessen Kosten meist hinzu. Beim Selbstbetrieb von n8n bezahlst du Server und Wartung. Und bei jedem Werkzeug kostet es Zeit, Abläufe anzupassen, wenn sich eine angebundene Software ändert. Rechne deshalb mit den aktuellen Tarifen der Anbieter und deinem echten Volumen. Was dich eine Aufgabe heute ohne Automatisierung kostet, zeigt der Automatisierungs-Rechner.
Datenschutz entscheidet oft mit
Durch fast jeden Ablauf fließen personenbezogene Daten wie Namen und E-Mail-Adressen. Damit stellen sich zwei Fragen: wo die Daten verarbeitet werden und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegt. Die erste Frage beantworten die drei Werkzeuge unterschiedlich, wie die Tabelle oben zeigt. Die Prüfung, ob ein konkreter Ablauf den Datenschutzvorgaben entspricht, nimmt dir keines davon ab. Die gehört zu deinem Datenschutzbeauftragten.
Unsere Faustregel: Je sensibler die Daten, desto eher landen wir bei n8n auf einem Server, den du kontrollierst, oder bei Make mit Rechenzentrum in der EU.
Ein späterer Wechsel ist möglich, aber aufwendig
Abläufe lassen sich nicht von einem Werkzeug ins andere übertragen. Wer wechselt, baut neu. Bei einer Handvoll Zaps ist das überschaubar, bei gewachsenen Strukturen mit Dutzenden Abläufen wird es ein eigenes Projekt. Die Wahl verdient deshalb am Anfang ein paar Minuten mehr Überlegung.
Manchmal ist die beste Antwort eine Kombination. Die Werkzeuge können sich über Webhooks gegenseitig anstoßen. So läuft ein bewährter Ablauf in Make weiter, während neue, rechenintensive Abläufe in n8n entstehen.
So entscheiden wir in Kundenprojekten
- Wenige, einfache Abläufe ohne sensible Daten, die dein Team selbst pflegen will: Zapier.
- Verzweigte Abläufe über mehrere Programme, die auch Nicht-Techniker nachvollziehen sollen: Make.
- Hohes Volumen, KI-Agenten, eigene Logik oder Daten auf dem eigenen Server: n8n.
Mindestens so wichtig wie die Technik ist die Frage, wer den Ablauf später pflegt. Das beste Werkzeug nützt wenig, wenn niemand im Team es versteht und jede Änderung auf einen Dienstleister wartet. Deshalb dokumentieren wir jeden Ablauf und zeigen deinem Team, wo es selbst eingreifen kann. Welche Abläufe sich überhaupt lohnen, beschreibt der Beitrag Diese Prozesse kann fast jeder Betrieb automatisieren.
Wir helfen dir bei der Wahl des Werkzeugs
Die kostenlose Potenzialanalyse dauert 20 Minuten am Telefon. Wir gehen deine Programme durch und die Abläufe, die dich heute Zeit kosten. Danach weißt du, welches Werkzeug zu dir passt und mit welchem Ablauf du startest. Füll das Formular aus, wir rufen dich zurück.
