Digitalisierung in Reutlingen für gewachsene Betriebe
Wir holen Anfragen, Bestellungen und Firmenwissen aus einzelnen Postfächern und Köpfen in Systeme, auf die dein ganzes Team zugreift. Für Mittelständler in Reutlingen und am Rand der Alb, mit direktem Draht und ohne lange Vertragsbindung.
Für Unternehmen in Reutlingen
Reutlingen ist mit Textil groß geworden. Noch zu Zeiten des Königreichs Württemberg gründeten Industrie, Stadt und Krone hier eine Webschule, aus der die heutige Hochschule Reutlingen hervorgegangen ist. Neben der Textil- haben Maschinen- und Papierindustrie die Stadt geprägt, und Bosch produziert in Reutlingen seit Jahrzehnten Halbleiter. Daneben arbeiten viele mittelständische Betriebe, vom Maschinenbauer bis zum Handwerksbetrieb.
Viele dieser Unternehmen sind über Generationen gewachsen, und ihre Software ist mitgewachsen. Ein ERP aus der einen Zeit, ein CRM aus einer anderen, und das wichtigste Wissen steckt bei den Leuten, die seit Jahren dabei sind. Digitalisierung heißt für uns deshalb nicht, alles wegzuwerfen. Wir verbinden, was da ist, und sichern ab, was bisher nur einzelne Kollegen wissen. Gearbeitet wird von Kraichtal aus und überwiegend digital.
Im Vertrieb gehen Anfragen verloren, wenn sie in einzelnen Postfächern stecken
Eine Anfrage kommt über die Website, die nächste ruft beim Außendienst an, eine dritte landet als weitergeleitete E-Mail im Sammelpostfach. Wer welches Angebot nachfassen muss, weiß oft nur der Kollege, der es geschrieben hat. Ist er zwei Wochen im Urlaub, wartet der Kunde. Oder er bestellt woanders.
Wir führen ein CRM ein, in dem jede Anfrage automatisch ankommt, mit Herkunft und zuständiger Person. Wiedervorlagen melden sich, bevor ein Angebot kalt wird. Meist reicht dafür ein gut eingerichtetes Standard-CRM. Eine Eigenentwicklung schlagen wir nur vor, wenn dein Vertrieb anders arbeitet, als gängige Programme es vorsehen.
Bestellungen und Lieferscheine muss niemand mehr abtippen
In der Auftragsannahme vieler Betriebe sitzt jemand, der PDFs öffnet und Artikelnummern und Mengen ins ERP überträgt. Jeder Zahlendreher fällt erst auf, wenn die falsche Ware beim Kunden steht.
Mit KI-Dokumentenverarbeitung liest ein System Bestellungen oder Rechnungen aus und schlägt die passenden Einträge vor. Ist sich das System bei einem Feld unsicher, landet der Beleg zur Prüfung bei einem Menschen. Bevor der erste Beleg durchläuft, klären wir mit dir, welcher Anbieter die Dokumente verarbeitet und wo sie gespeichert werden.
Wenn erfahrene Kollegen in Rente gehen, soll ihr Wissen im Betrieb bleiben
In vielen Familienbetrieben gibt es die eine Person, die weiß, wie man das Sonderteil für den langjährigen Kunden kalkuliert oder warum eine bestimmte Anlage nach dem Wochenende Zuwendung braucht. Aufgeschrieben ist davon wenig. Geht diese Person in den Ruhestand, beginnt das Nachfragen per Telefon. Oder das Wissen ist weg.
Wir sammeln dieses Wissen dort, wo es zum Teil schon liegt: in alten Angeboten, Handbüchern, E-Mails und Notizen. Ein KI-Agent durchsucht diese Unterlagen und beantwortet Fragen deines Teams mit Verweis auf die Quelle, damit jeder nachprüfen kann, woher die Antwort stammt. Was noch fehlt, halten wir in kurzen Gesprächen mit den erfahrenen Kollegen fest, solange sie da sind.
Bausteine, mit denen Betriebe in Reutlingen ihre Abläufe verbinden
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CRM-Systeme
Jede Anfrage an einem Ort und mit Wiedervorlage, damit kein Angebot liegen bleibt.
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Schnittstellen und API-Anbindung
ERP, Shop, Buchhaltung und Website tauschen Daten selbst aus, mit Protokoll und Fehlermeldung.
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KI-Dokumentenverarbeitung
Bestellungen und Lieferscheine werden ausgelesen und nach kurzer Prüfung ins System übernommen.
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KI-Agenten
Ein Assistent, der Handbücher und alte Angebote kennt und Fragen deines Teams mit Quellenangabe beantwortet.
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Automatisierungs-Rechner
Zeigt, wie viele Stunden im Jahr in einem Ablauf stecken, den heute jemand von Hand erledigt.
Unternehmen, für die wir Marketing, Websites und Software umsetzen
Häufige Fragen
Was ändert sich für den Außendienst, wenn wir ein CRM einführen?
Weniger, als viele befürchten. Termine und Gesprächsnotizen landen per Handy im CRM statt im Notizbuch, und der Innendienst sieht sofort den Stand. Wir richten nur die Felder ein, die wirklich gebraucht werden, damit die Pflege unterwegs schnell erledigt ist.
Unser ERP ist älter. Lässt es sich trotzdem anbinden?
Häufig ja. Wo es eine offizielle Schnittstelle gibt, nutzen wir sie. Wo nicht, helfen oft Exporte oder automatisch versendete Dateien, die sich auslesen lassen. Wie zuverlässig das bei deinem System wäre, prüfen wir, bevor gebaut wird.
Was passiert mit sensiblen Daten aus Aufträgen und Rechnungen?
Wir legen vorab fest, welche Daten über welche Dienste laufen. Wo nötig, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und Werkzeuge wie n8n lassen sich auch auf einem eigenen Server betreiben. Die rechtliche Bewertung trifft dein Datenschutzbeauftragter oder ein Anwalt.
Wie nehmen wir Kollegen mit, die seit Jahrzehnten anders arbeiten?
Indem wir sie früh fragen. Wer einen Ablauf seit Jahren macht, kennt die Ausnahmen, an denen ein neues System sonst scheitern würde. Wir stellen in kleinen Schritten um, zeigen jeden Zwischenstand und lassen das alte Verfahren so lange parallel laufen, bis das neue im Alltag trägt.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit einem Betrieb in Reutlingen?
Zum Start schauen wir uns die Abläufe gern bei dir an, den Termin vereinbaren wir individuell. Danach arbeiten wir digital. Zwischenstände zeigen wir per Video, und Fragen klärst du direkt mit den Leuten, die bauen, telefonisch oder per WhatsApp, Mo-Sa 9-18 Uhr.
Lass uns herausfinden, welcher Ablauf bei dir zuerst digital werden sollte
Für die kostenlose Potenzialanalyse brauchen wir 20 Minuten und einen Überblick über die Programme, mit denen ihr arbeitet. Du erfährst, welche Verbindung sich zuerst lohnt und wo heute Daten oder Wissen an einer einzigen Stelle hängen.
- 1Formular ausfüllen, dauert eine Minute
- 2Wir rufen dich innerhalb weniger Stunden zurück
- 320 Minuten Analyse, danach weißt du, was sich lohnt
