Prozessautomatisierung in Esslingen für Büros, in denen noch zu viel abgetippt wird
In der Fertigung ist Automatisierung in Esslingen längst Alltag. Wir bringen sie in Vertrieb und Verwaltung, damit Anfragen und Auftragsdaten automatisch dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Für Unternehmen in Esslingen
Esslingen am Neckar hat eine mittelalterliche Altstadt und eine Industrie, die weltweit liefert. Der Automatisierungsspezialist Festo hat hier seinen Hauptsitz, ebenso der Automobilzulieferer Eberspächer. Wie viel Automatisierung in der Produktion bringt, muss man in Esslingen niemandem erklären. Bei der Prozessautomatisierung im Büro sieht es in vielen kleineren Betrieben dagegen anders aus.
Anfragen werden aus E-Mails abgetippt, und der Stand eines Auftrags steht in einer Excel-Liste, die nur eine Person wirklich versteht. Hier setzen wir an, mit Werkzeugen wie Make und n8n und mit KI dort, wo Texte gelesen und sortiert werden müssen.
Automatisierung fängt beim langweiligsten Ablauf an
Am meisten bringen Aufgaben, die jeden Tag gleich ablaufen und bei denen niemand etwas entscheiden muss. Eine Anfrage kommt über das Website-Formular, jemand überträgt sie ins CRM und schickt dem Interessenten eine Bestätigung. Von Hand kostet das jedes Mal ein paar Minuten, und irgendwann bleibt eine Anfrage liegen.
Wir starten mit dem Ablauf, bei dem Aufwand und Nutzen am klarsten sind, und bauen erst weiter, wenn er stabil läuft. Was dich eine solche Aufgabe im Jahr kostet, kannst du vorab mit unserem Automatisierungs-Rechner abschätzen.
Vor dem Bauen schreiben wir auf, wie der Ablauf wirklich läuft
In der Fertigung programmiert niemand eine Anlage, bevor der Prozess sauber beschrieben ist. Im Büro wird dagegen oft zuerst ein Werkzeug eingerichtet. Dann passt ein Teil der Anfragen nicht ins Schema, und es wird nachgebessert, bis keiner mehr durchblickt.
Wir gehen den Ablauf deshalb zuerst mit der Person durch, die ihn heute erledigt, samt der Sonderfälle, die in keiner Anleitung stehen. Diese Fälle bleiben bewusst beim Menschen. Er bekommt sie aber mit allen nötigen Angaben vorgelegt, statt sie im Postfach suchen zu müssen. Bevor der neue Ablauf live geht, testen wir ihn mit echten Fällen aus den letzten Wochen.
Make und n8n lösen dieselbe Aufgabe auf verschiedenen Wegen
Make ist schnell eingerichtet, bringt viele fertige Verbindungen zu gängigen Programmen mit und läuft als Dienst beim Anbieter. n8n lässt sich zusätzlich auf einem eigenen Server betreiben. Das spricht für n8n, wenn ein Ablauf sehr oft durchläuft oder Daten nicht über einen weiteren Dienst laufen sollen. Dafür muss sich dann jemand um den Server kümmern.
Bei einem Entsorgungsbetrieb für Verpackungsabfall arbeiten beide Werkzeuge nebeneinander. Den Wirtschaftlichkeitsrechner auf der Website verbindet Make mit dem internen System, und der Interessent bekommt seine Auswertung als PDF. Die Anrufe der KI-Telefonassistentin protokolliert dagegen n8n, das auch die Rückruf-Mails verschickt. Welches Werkzeug passt, entscheiden wir für jeden Ablauf einzeln. Reicht keines, baut unser Softwarepartner Mike Heinbuch mit uns ein eigenes Tool.
Womit wir Abläufe in Esslinger Betrieben automatisieren
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Prozessautomatisierung
Anfragen und Bestätigungen laufen automatisch weiter, statt im Postfach auf jemanden zu warten.
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n8n-Automatisierung
Für Abläufe mit vielen Durchläufen oder sensiblen Daten, auf Wunsch auf einem eigenen Server betrieben.
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Make-Automatisierung
Schnell eingerichtete Verbindungen zwischen Website, CRM, E-Mail und Tabellen.
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Schnittstellen und API-Anbindung
ERP und Buchhaltung so verbinden, dass Daten nur noch einmal erfasst werden.
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Dashboards und Reporting
Die wichtigsten Zahlen aus mehreren Programmen auf einen Blick, ohne Excel-Export am Monatsende.
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Automatisierungs-Rechner
Rechne aus, was eine wiederkehrende Aufgabe im Jahr kostet und wie viel Zeit eine Automatisierung freisetzt.
Unternehmen, für die wir Marketing, Websites und Software umsetzen
Häufige Fragen
Wie viel Zeit spart eine Automatisierung?
Das hängt davon ab, wie oft ein Ablauf vorkommt und wie lange er von Hand dauert. Eine pauschale Zahl wäre unseriös. Mit unserem Automatisierungs-Rechner kannst du es für deinen Fall vorab ausrechnen.
Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Wir bauen und betreuen die Automatisierungen. Von dir brauchen wir jemanden, der den Ablauf kennt, und Zugänge zu den beteiligten Programmen. Was wann passiert, dokumentieren wir so, dass es auch später nachvollziehbar bleibt.
Muss unser Team dafür neue Programme lernen?
Meist nicht. Die Automatisierung läuft im Hintergrund, dein Team arbeitet weiter in CRM, Postfach und Tabellen, die es kennt. Neu ist vor allem, dass Ausnahmen als Aufgabe oder E-Mail ankommen, statt irgendwo liegen zu bleiben.
Setzt ihr dabei auch KI ein?
Wo es hilft, ja. KI kann etwa E-Mails lesen und jede Anfrage dem richtigen Ansprechpartner zuordnen. Für feste Regeln, etwa wenn aus jedem Formular ein CRM-Eintrag werden soll, braucht es keine KI. Dort ist eine klassische Automatisierung zuverlässiger und günstiger.
Müssen wir für die Zusammenarbeit zu euch kommen?
Nein. Die meiste Arbeit läuft digital, per Bildschirmfreigabe siehst du, was wir bauen. Unser Sitz ist in Kraichtal im Kraichgau. Wenn du uns den Ablauf lieber direkt am Arbeitsplatz zeigen willst, kommen wir nach Absprache nach Esslingen.
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