Kanzleimarketing und KI, damit dein Team berät statt sortiert
Wir lassen eingehende Dokumente von KI vorsortieren und bauen Mandantenportale, über die Unterlagen ohne E-Mail-Pingpong ankommen. Neue Mandate gewinnst du mit Werbung, die so sachlich bleibt, wie es das Berufsrecht verlangt.
Worauf es in dieser Branche ankommt
Viele Steuerkanzleien könnten morgen neue Mandanten aufnehmen, wenn sie die Leute dafür hätten. Belege kommen als Foto über WhatsApp oder im Schuhkarton. Jeder Bescheid will geprüft und jede Frist notiert werden, während das Postfach schneller wächst, als das Team es abarbeitet. In Anwaltskanzleien sieht es ähnlich aus, nur treffen dort zusätzlich viele Anfragen ein, die gar nicht zum eigenen Rechtsgebiet passen.
Kanzleimarketing heißt für uns deshalb zweierlei: die passenden Mandate gewinnen und die Arbeit so organisieren, dass Fachkräfte ihre Zeit für die Beratung haben. Wo du anfängst, hängt davon ab, wo es bei dir gerade am meisten hakt.
Berufsrechtlich sauber werben heißt sachlich informieren
Anwälte und Steuerberater dürfen werben. § 43b BRAO und § 57a StBerG verlangen aber, dass Werbung sachlich über die berufliche Tätigkeit informiert und nicht auf einen Auftrag im Einzelfall zielt. Reißerische Versprechen haben darin keinen Platz, und bei der direkten Ansprache einzelner möglicher Mandanten ist Vorsicht geboten.
Das passt gut zu dem, was ohnehin funktioniert. Eine Website, die deine Schwerpunkte klar benennt, und Fachartikel, die echte Mandantenfragen beantworten, bringen Anfragen von Menschen, die genau das suchen. Google Ads ergänzt das bei gefragten Fachgebieten. Ein Anfrageformular, das nach Rechtsgebiet oder Unternehmensform fragt, hält unpassende Anfragen aus deinem Kalender. Wo Formulierungen heikel werden, empfehlen wir die Abstimmung mit deiner Kammer oder einem Anwalt für Berufsrecht.
KI sortiert Dokumente vor, die fachliche Entscheidung bleibt beim Team
In jeder Kanzlei kommen täglich Schreiben an, die jemand lesen und zuordnen muss, vom Steuerbescheid bis zum Schriftsatz der Gegenseite. Eine KI-Dokumentenverarbeitung erkennt den Dokumenttyp und liest Aktenzeichen und Daten aus. Daraus entsteht eine Aufgabe beim zuständigen Mitarbeiter. Fristen schlägt sie vor, eingetragen werden sie erst nach Prüfung durch einen Menschen.
Für Kanzleien gilt dabei die berufliche Verschwiegenheit. Wer externe Dienstleister einbindet, auch KI- und Cloud-Anbieter, muss sie nach § 43e BRAO beziehungsweise § 62a StBerG in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten. Welche Anbieter und Verträge dafür infrage kommen, klären wir mit dir, bevor das erste Dokument durch ein System läuft. Die rechtliche Bewertung bleibt bei dir.
Beim vollen Postfach wissen wir, wovon wir reden. Unser eigener KI-Assistent sortiert unsere E-Mails vor und schreibt Antwortentwürfe, die wir nur noch prüfen und abschicken.
Ein Mandantenportal beendet die Jagd nach Unterlagen
Ein großer Teil der Kommunikation mit Mandanten dreht sich um fehlende Unterlagen. Ein Portal zeigt dem Mandanten, was noch fehlt, und erinnert automatisch, bis alles hochgeladen ist. Die Kanzlei sieht auf einen Blick, bei wem es hängt, und muss dafür keine Mails mehr durchsuchen.
Bringt deine Kanzleisoftware schon ein Portal mit, bauen wir nichts doppelt. Dann ergänzen wir, was fehlt, zum Beispiel ein Anfrageformular auf der Website, das neue Mandate mit allen Angaben anlegt, oder eine Automatisierung, die Mandanten über den Stand ihrer Unterlagen informiert.
Steuerfachangestellte erreichst du über Recruiting-Kampagnen
Automatisierung entlastet, ersetzt aber keine Fachkräfte. Steuerfachangestellte und Bilanzbuchhalter sind gefragt und wechseln selten über eine Stellenbörse. Mit Recruiting-Kampagnen auf Facebook und Instagram erreichst du sie trotzdem, am besten mit einer Anzeige, die Arbeitszeiten und Homeoffice-Regeln ehrlich beschreibt. Eine Kanzlei, in der niemand mehr Belege abtippt, ist dabei selbst ein Argument.
Bausteine für Steuer- und Anwaltskanzleien
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KI-Dokumentenverarbeitung
Eingehende Schreiben und Belege automatisch zuordnen und als Aufgabe anlegen, geprüft von deinem Team.
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Mandantenportal
Ein Portal, das Mandanten fehlende Unterlagen anzeigt und selbstständig daran erinnert.
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Prozessautomatisierung
Neue Mandate und Status-Updates laufen über feste Abläufe statt über Zettel und Zurufe.
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Persönlicher KI-Assistent
Sortiert dein Postfach vor und schreibt Antwortentwürfe, nach dem Vorbild unseres eigenen KI-Assistenten.
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Recruiting-Kampagnen
Steuerfachangestellte und Bilanzbuchhalter mit Anzeigen erreichen, die Arbeitszeiten und Homeoffice offen nennen.
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Webdesign und Relaunch
Eine Kanzlei-Website, die Schwerpunkte klar zeigt und passende Anfragen vorsortiert.
Unternehmen, für die wir Marketing, Websites und Software umsetzen
Häufige Fragen
Dürfen Steuerberater und Anwälte überhaupt online werben?
Ja. Werbung ist erlaubt, wenn sie sachlich über die berufliche Tätigkeit informiert und nicht auf einen Auftrag im Einzelfall zielt. Anzeigen und eine aussagekräftige Website fallen darunter, solange Ton und Inhalt stimmen. Im Zweifel helfen die Hinweise deiner Kammer.
Darf KI mit Mandantendaten arbeiten?
Nur mit passenden Anbietern und Verträgen. Neben dem Datenschutz gilt die berufliche Verschwiegenheit, Dienstleister müssen in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Wir wählen mit dir Anbieter aus, bei denen das möglich ist, und zeigen dir, welche Daten wohin fließen. Die rechtliche Bewertung triffst du oder dein Datenschutzbeauftragter.
Trifft die KI fachliche Entscheidungen?
Nein. Sie erkennt Dokumente und schlägt Zuordnungen und Fristen vor. Ob gegen einen Bescheid Einspruch eingelegt oder eine Frist eingetragen wird, entscheidet ein Mensch in deiner Kanzlei.
Ersetzt ein Mandantenportal unsere Kanzleisoftware?
Nein. Die Kanzleisoftware bleibt das führende System. Wir ergänzen, was fehlt, und nutzen dafür die Schnittstellen, die deine Software anbietet. Wo es keine gibt, sagen wir dir das vorher offen.
Unser Team ist ausgelastet. Haben wir überhaupt Zeit für so ein Projekt?
Wir starten mit einem einzelnen Ablauf, der jeden Tag Zeit kostet, zum Beispiel dem Posteingang. Dein Team erklärt uns, wie der Ablauf heute läuft. Die technische Arbeit übernehmen wir, und für Rückfragen erreichst du uns Mo-Sa 9-18 Uhr direkt per Telefon oder WhatsApp.
Wir finden heraus, wo in deiner Kanzlei die meiste Zeit liegen bleibt
Für die kostenlose Potenzialanalyse schauen wir uns 20 Minuten lang deinen Posteingang und den Weg neuer Mandate an. Danach weißt du, womit sich der Anfang lohnt.
- 1Formular ausfüllen, dauert eine Minute
- 2Wir rufen dich innerhalb weniger Stunden zurück
- 320 Minuten Analyse, danach weißt du, was sich lohnt
